Las organizaciones en su actividad diaria generan o modifican documentos que constituyen evidencias de dicha actividad, son los documentos de oficina. Además de este valor probatorio, los documentos de oficina tienen valor por la información que contienen susceptible de generar conocimiento. Ambos valores emergen y pueden ser explotados siempre y cuando la organización disponga de un buen sistema de gestión documental eficiente que permita garantizar determinadas características de los documentos (autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad).