La gestión documental es un desafío constante para las instituciones públicas, ya que su correcta organización afecta la eficiencia administrativa y la disponibilidad de información clave para la toma de decisiones. Esta investigación se enfoca en la creación de un repositorio centralizado que integre los documentos gestionados dentro de la Secretaría del Agua en Ecuador. El estudio se basa en la recopilación de documentos y en los retos encontrados para respaldar múltiples procesos. Este proyecto surge como respuesta a la creciente demanda de un sistema que permita manejar eficientemente los archivos. Para abordar esta problemática, se implementó una metodología cuantitativa, aplicando técnicas de entrevistas en distintas direcciones de la institución sobre la gestión de archivos y procesos. La solución busca priorizar la disponibilidad de respaldos y el acceso oportuno a la información, optimizando la eficiencia en la ejecución de procesos específicos. Durante la implementación, se evidenció que pocas áreas invierten en herramientas de gestión documental y que no se reconoce su importancia estratégica para impulsar mejoras significativas. Se alcanzó un 83,7% de consenso en que deben existir normas para el manejo de la documentación institucional. Los resultados de este estudio son relevantes para la toma de decisiones y para adoptar un enfoque más proactivo en la incorporación de tecnologías avanzadas y prácticas innovadoras, garantizando que la información crucial esté disponible para la toma de decisiones. La adecuada organización de la documentación es fundamental para asegurar la eficiencia en las instituciones públicas.