A ouvidoria é uma ferramenta importante para as organizações e seus usuários, pois atua na intermediação das relações entre esses atores. Assim sendo, o objetivo desse trabalho é descrever o processo interno do setor de ouvidoria de uma instituição federal de ensino e compreender as funções desempenhadas por esse setor dentro da organização, além de propor alternativas para as falhas diagnosticadas. Verificou-se, que o setor de ouvidoria estudada possui atribuições e competências bem delimitadas, além de canais diversos para que os usuários se manifestem. Contudo, foram encontradas algumas falhas para as quais foram sugeridas possíveis alternativas para corrigi-las. Nesse sentido, constatou-se que a ouvidoria é um importante mecanismo para o bom funcionamento da organização pública, pois é o elo de comunicação entre a organização, usuários e sociedade. Para tanto, indispensável a disseminação de suas atribuições para que haja maior participação dos usuários nesse espaço democrático.