Метою статті є аналіз особливостей впровадження електронного документообігу в компаніях, визначено його роль у вдосконаленні інформаційних процесів. У сучасному світі, з розвитком інформаційних технологій, електронний документообіг стає важливим елементом функціонування компаній, який охоплює всі етапи життєвого циклу документів від їхнього створення до зберігання та архівування. Проте, попри інтенсивне впровадження електронного документообігу, існують численні проблеми, пов’язані з його оптимізацією. Методика. У рамках дослідження використано такі методи, як: системний аналіз, що дозволив оцінити місце документообігу в загальній структурі управління інформацією; емпіричні дослідження, які ґрунтуються на аналізі сучасних інструментів електронного документообігу та технологічних процесів компанії, даних щодо швидкості та якості обробки документів у компаніях. Результати. У статті досліджено електронний документообіг як ключовий інструмент оптимізації управління інформаційними процесами в сучасних компаніях. З огляду на зростаючі вимоги до швидкості, прозорості та безпеки обміну інформацією, впровадження електронного документообігу стає необхідною умовою для підвищення ефективності роботи компаній. За результатами виконаного аналізу визначено проблеми, як то: захист безпеки, інтеграції з іншими інформаційними системами, стандартизації та правового регулювання. Розв’язання цих питань дозволить підвищити ефективність роботи з документами, удосконалити захист від несанкціонованого доступу та фальсифікації документів, а також забезпечить більш чіткий контроль за рухом документів і швидкістю їхньої обробки. Наукова новизна. У статті обґрунтовано доцільність впровадження прогресивних та безпечних електронних підписів, таких як біометричні або багаторівневі підписи, створення чітких автоматизованих маршрутів затвердження документів тощо. Також, автором запропоновано алгоритм оптимального електронного документообігу, який дозволить ефективно організувати документообіг, мінімізуючи помилки, затримки та витрати часу на управління документами, забезпечити повний контроль за рухом документів і прозорість процесів;підвищити безпеку інформації за допомогою використаного шифрування та електронного підпису, що підвищує загальну ефективність роботи компанії. Практична значимість. Результати дослідження можуть бути використані у практиці менеджерів, керівників ІТ-відділів та адміністраторів систем документообігу з метою підвищення ефективності управління компанією через цифровізацію основних процесів.

The purpose of this article is to analyze the peculiarities of implementing electronic document management (EDM) in companies and to define its role in improving information processes. In today's world, with the development of information technologies, electronic document management has become an essential element of company operations, covering all stages of a document's life cycle — from its creation to storage and archiving. However, despite the intensive implementation of EDM, numerous issues related to its optimization still persist. Methodology. The study employs methods such as systems analysis, which allowed for an evaluation of the role of document management within the overall information management structure; and empirical research based on the analysis of modern EDM tools and company technological processes, including data on the speed and quality of document processing in organizations. Results. The article explores electronic document management as a key tool for optimizing the management of information processes in modern companies. Given the increasing demands for speed, transparency, and security in information exchange, the implementation of EDM has become a necessary condition for improving company performance. Based on the analysis, key challenges were identified, such as security protection, integration with other information systems, standardization, and legal regulation. Addressing these issues will enhance document handling efficiency, improve protection against unauthorized access and document forgery, and ensure better control over document flow and processing speed. Scientific novelty. The article substantiates the relevance of implementing advanced and secure electronic signatures, such as biometric or multi-level signatures, as well as the creation of clear automated document approval routes. Additionally, the author proposes an optimal EDM algorithm that will enable effective document management, minimizing errors, delays, and time spent on document handling. It will also ensure full control over document movement and process transparency; enhance information security through encryption and electronic signatures, thereby increasing the overall efficiency of company operations. Practical significance. The findings of this research can be applied by managers, IT department heads, and document management system administrators to improve company efficiency through the digitalization of core processes.