Este estudio analiza el proceso actual para la elaboración del informe de necesidades académicas en una institución de educación superior. En la primera etapa, se identificó que, aunque todos los coordinadores reconocen la existencia de un procedimiento base para determinar las necesidades, el 66.7 % reporta falta de estandarización entre la carrera de Ingeniería Industrial y otras carreras. Los tiempos de actualización varían considerablemente, y el 93.8 % de los coordinadores señaló dedicar horas adicionales fuera de su jornada laboral, llegando hasta 30 horas semanales. La actividad más compleja fue el cálculo del número de estudiantes por asignatura. El análisis de Pareto confirmó que el 80% de las dificultades se concentra en la proyección de estudiantes y la captura de datos. En la segunda etapa, mediante el Diagrama de Ishikawa, se detectaron causas raíz como la ausencia de criterios estandarizados, el uso del juicio personal y la limitada disponibilidad de docentes, lo que genera inconsistencias en la estimación de demanda y restricciones en la apertura de asignaturas. La tercera etapa, con el análisis FODA, destacó fortalezas como la capacidad analítica del personal, pero también debilidades como la dependencia de sistemas obsoletos. Se identifican oportunidades para migrar a modelos tecnológicos y amenazas derivadas de decisiones mal fundamentadas. Los hallazgos respaldan la necesidad de modernizar y estandarizar el proceso.